Kedy začať plánovať firemný večierok? Ideálne 6–12 mesiacov vopred. Pri veľkých firemných eventoch, atraktívnych termínoch alebo náročnejšom programe však odporúčame začať pokojne 1–2 roky dopredu.

Čím skôr začnete, tým väčší výber máte pri výbere priestoru, účinkujúcich, technického zabezpečenia aj ďalších dodávateľov. Zároveň získate dostatok času na vytvorenie konceptu, doladenie programu a vyriešenie detailov, ktoré rozhodujú o tom, ako bude váš firemný event fungovať.

V Keygency sa na organizáciu firemného večierka pozeráme komplexne – od prvotného nápadu a výberu priestoru cez produkciu, techniku a program až po samotnú realizáciu. Pripravili sme preto praktický harmonogram, ktorý vám ukáže, kedy je vhodné jednotlivé časti firemného eventu riešiť.

Ako dlho vopred plánovať firemný večierok?

Na začiatku vám pomôže jednoduchý prehľad:

Čo plánujete?

Odporúčaný predstih

Veľký firemný večierok

1–2 roky

Menší firemný večierok

6–12 mesiacov

Kapela, DJ, moderátor alebo interpret

6–12 mesiacov

Technické zabezpečenie

min. 6 mesiacov

Program a dramaturgia

1–3 mesiace

Finálne prípravy a výroba

cca 1 mesiac

Prípravný deň

1 deň pred eventom

Ide o orientačný harmonogram. Konkrétny čas potrebný na organizáciu firemného eventu závisí od počtu hostí, termínu, lokality, typu programu, rozpočtu a náročnosti produkcie.

Termín alebo priestor? Toto rozhodnutie urobte ako prvé

Pri plánovaní firemného večierka si hneď na začiatku určte, čo je pre vás prioritou:

Máte pevne stanovený termín, alebo je pre vás dôležitejší konkrétny priestor?

Ak je prioritou dátum, výber lokality budete musieť prispôsobiť dostupnosti. Ak máte vysnívaný priestor, môže byť rozumnejšie zostať flexibilní s termínom.

Pri veľkom firemnom evente odporúčame začať približne 1–2 roky vopred. Pri menšom večierku je ideálny predstih približne 6–12 mesiacov. Pretože najatraktívnejšie priestory a termíny sa obsadzujú ako prvé. Platí to najmä počas hlavnej eventovej sezóny a pri firemných či vianočných večierkoch.

Čím skôr začnete, tým väčšiu šancu máte vybrať si priestor podľa toho, čo chcete eventom dosiahnuť.

Pri výbere priestoru pritom nestačí pozerať iba na kapacitu. Dôležité sú aj lokalita, atmosféra, možnosti cateringu, technické podmienky, parkovanie, dostupnosť pre hostí či priestor na pódium a sprievodný program.

Účinkujúci: kvalitný program si rezervujte včas

Chcete na firemnom večierku kvalitnú kapelu, DJ-a, moderátora alebo známeho interpreta?

S bookingom odporúčame začať 6–12 mesiacov vopred.

Pri najžiadanejších interpretoch môže byť potrebný aj väčší predstih. Ich kalendár sa počas hlavnej sezóny zapĺňa podobne rýchlo ako eventové priestory. Čím neskôr začnete, tým menší je výber.

Môže sa preto stať, že interpret, ktorý sa najviac hodí k vašej predstave o večierku, už bude mať termín obsadený. Namiesto výberu podľa konceptu a kvality programu potom vyberáte z toho, čo je ešte dostupné.

Pri organizácii firemného večierka preto odporúčame už v úvodnej fáze premyslieť, akú atmosféru chcete vytvoriť a akú úlohu v nej má hrať program.

Technické zabezpečenie eventu bookujte minimálne 6 mesiacov vopred

LED obrazovky, ozvučenie, osvetlenie, pódiová technika či technická réžia sú neoddeliteľnou súčasťou mnohých firemných eventov.

Dodávateľa techniky odporúčame bookovať minimálne 6 mesiacov vopred.

Počas hlavnej sezóny bývajú najžiadanejšie termíny kvalitných dodávateľov obsadené veľmi rýchlo.

Technické zabezpečenie eventu navyše nie je len o rezervácii techniky. Treba ho prispôsobiť konkrétnemu priestoru, počtu hostí a programu.

V závislosti od typu eventu môže byť potrebné zabezpečiť napr. LED obrazovky, ozvučenie, osvetlenie, pódiovú techniku, mikrofóny, technickú réžiu a pod.

V Keygency preto techniku riešime ako súčasť celého eventu. Ozvučenie, svetlá alebo LED obrazovka musia fungovať v súlade s priestorom, dramaturgiou aj vizuálnym konceptom.

Program a dramaturgia: hlavný účinkujúci nie je všetko

Základnú predstavu o programe môžete vytvoriť už na začiatku plánovania. Na finálne doladenie programu a dramaturgie vám následne spravidla stačí približne 1–3 mesiace pred eventom.

Okrem hlavného účinkujúceho môže byť súčasťou firemného večierka aj doplnkový program – od moderovaných vstupov cez interaktívne aktivity až po rôzne formy zábavy.

Dobrá dramaturgia však nie je iba zoznam bodov programu.

Dôležité je, ako na seba jednotlivé časti večera nadväzujú. Kedy privítať hostí, kedy zaradiť večeru, kedy vytvoriť priestor na networking, kedy prichádza hlavný program a kedy nechať hostí jednoducho zabávať sa.

Ak je programu príliš veľa, hostia môžu mať pocit, že neustále niečo sledujú alebo niekam smerujú. Ak je ho príliš málo, event môže pôsobiť prázdno. Dôležitý je ten správny „flow“.

Finálne prípravy začínajú približne mesiac pred eventom

Približne mesiac pred firemným večierkom sa dostávame do fázy finálnych príprav. Jednotlivé prvky sa zadávajú do výroby a dolaďujú sa posledné detaily.

Môže ísť napríklad o: branding, tlačoviny, navigačné prvky, dekorácie, darčeky pre hostí a pod.

V tejto fáze už nechcete meniť základný koncept. Potrebujete mať istotu, že všetko bude pripravené načas a v požadovanej kvalite.

Časová rezerva je preto pri organizácii firemnej akcie veľmi dôležitá. Ak sa objaví chyba vo výrobe alebo treba niečo upraviť, stále by ste mali mať priestor na nápravu.

Prípravný deň

Pred každým väčším alebo komplexnejším eventom býva spravidla v priestore prípravný deň.

Montuje sa technika, pripravujú sa dekorácie a branding, rozmiestňuje sa mobiliár a koordinujú sa jednotliví dodávatelia.

Zároveň sa kontroluje, či je všetko pripravené podľa plánov.

Technika sa testuje, kontroluje sa rozmiestnenie jednotlivých prvkov a dolaďujú sa posledné detaily.

Prípravný deň je dôležitý najmä preto, že prípadné problémy sa dajú vyriešiť ešte pred príchodom hostí.

Event sa totiž nezačína príchodom prvého hosťa.

Začína sa už v momente, keď do priestoru prichádza produkčný tím.

Samotná realizácia: všetko musí fungovať v správny moment

A potom príde deň, na ktorý sa všetci pripravovali.

V deň eventu sa všetko koordinuje priamo na mieste – od príchodu a registrácie hostí až po program, techniku a catering.

Eventový tím sleduje harmonogram, komunikuje s dodávateľmi, koordinuje jednotlivé časti programu a dohliada na celkový priebeh.

A samozrejme, riešia sa aj nečakané situácie a posledné zmeny.

Hosť môže prísť skôr, program sa môže posunúť, dodávateľ môže potrebovať pomoc alebo sa na poslednú chvíľu zmení požiadavka klienta.

Úlohou produkcie je reagovať rýchlo a efektívne tak, aby bol výsledný event pre hostí plynulý.

Najlepší event je často ten, pri ktorom hostia vôbec netušia, koľko vecí sa deje v zákulisí.

Dá sa zorganizovať firemný večierok aj na poslednú chvíľu?

Áno, dá.

Nie každý event potrebuje rok príprav. Ak máte flexibilný termín, vhodný priestor a jednoduchší program, skúsená eventová agentúra dokáže pripraviť firemný event aj v kratšom čase. Treba však počítať s tým, že výber bude užší.

Priestor, ktorý sa vám páči, už nemusí byť dostupný. Kapela, ktorú ste chceli, môže mať obsadený termín. A kvalitný dodávateľ techniky môže byť počas hlavnej sezóny plne vyťažený.

Preto platí jednoduché pravidlo:

Čím viac konkrétnych požiadaviek máte, tým väčší predstih potrebujete.

Ak ste začali neskoro, neznamená to, že sa event nedá zorganizovať. Znamená to len, že treba byť flexibilnejší a vedieť rýchlo hľadať alternatívne riešenia. Práve tu môže byť pomoc eventovej agentúry veľkou výhodou. Skúsený tím vie rýchlo preveriť dostupné možnosti a poskladať riešenie aj v kratšom čase.

Prečo sa pri organizácii firemného eventu oplatí eventová agentúra?

Organizácia firemného večierka zahŕňa oveľa viac než rezerváciu priestoru.

Treba koordinovať termíny, dodávateľov, techniku, účinkujúcich, catering, výrobu, branding, program, registráciu aj samotnú realizáciu.

A všetko musí fungovať ako jeden celok. Práve tu prichádza na rad eventová agentúra.

Skúsený tím vie jednotlivé časti plánovať v správnom poradí, komunikovať s dodávateľmi a dohliadať na to, aby sa jednotlivé úlohy stihli včas.

V Keygency sa na každý event pozeráme komplexne – od prvého briefu a konceptu až po odchod posledného hosťa.

Klient tak nemusí koordinovať desiatky vecí samostatne. Má partnera, ktorý drží jednotlivé časti produkcie pokope.

Najčastejšie otázky o plánovaní firemného večierka | Q&A

Koľko mesiacov vopred plánovať firemný večierok?

Pri menšom firemnom večierku odporúčame približne 6–12 mesiacov vopred. Pri väčších a komplexnejších eventoch je vhodné začať pokojne 1–2 roky dopredu.

Kedy rezervovať priestor na firemný večierok?

Ideálne čo najskôr, najmä ak máte konkrétny termín alebo predstavu o konkrétnom priestore. Pri veľkých eventoch odporúčame riešiť priestor približne 1–2 roky vopred.

Ako skoro bookovať kapelu alebo DJ-a?

Pri kvalitnej kapele, DJ-ovi, moderátorovi alebo známom interpretovi odporúčame booking približne 6–12 mesiacov vopred. Pri najžiadanejších menách môže byť potrebný aj väčší predstih.

Kedy zabezpečiť techniku na event?

Technické zabezpečenie, ako LED obrazovky, ozvučenie či osvetlenie, odporúčame rezervovať minimálne 6 mesiacov vopred.

Kedy začať riešiť program a dramaturgiu?

Základnú predstavu je dobré mať už na začiatku plánovania. Finálne doladenie programu a dramaturgie je vhodné približne 1–3 mesiace pred eventom.

Dá sa zorganizovať firemný večierok za pár mesiacov?

Áno. Pri jednoduchšom evente a flexibilnom termíne je možné zvládnuť prípravu aj v kratšom čase. Počítajte však s menším výberom priestorov, účinkujúcich a dodávateľov.

Oplatí sa firemný večierok organizovať cez eventovú agentúru?

Pri väčšom alebo komplexnejšom evente môže eventová agentúra výrazne zjednodušiť organizáciu. Preberie koordináciu dodávateľov, produkciu, technické zabezpečenie a dohľad nad samotnou realizáciou.

Keygency – partner pre vaše firemné eventy

Dobrý firemný večierok nevznikne zo dňa na deň. Za výsledným zážitkom hostí stojí správne načasovanie, kvalitný koncept, skúsený tím, spoľahliví dodávatelia a množstvo detailov, ktoré musia fungovať spolu.

Náš skúsený KEYGENCY tím vám pomôže s celým procesom – od prvotného nápadu cez organizáciu, produkciu a technické zabezpečenie až po samotnú realizáciu.

Plánujete firemný večierok, firemný event alebo inú firemnú akciu a neviete, kde začať?

Ozvite sa nám a spoločne vytvoríme event podľa vašich predstáv.